Cyfrowy Paszport Produktu UE – nowy obowiązek, który uderzy w IT firmy

Czym jest Cyfrowy Paszport Produktu

Cyfrowy Paszport Produktu (ang. Digital Product Passport, DPP) to element unijnego rozporządzenia o ekoprojektowaniu dla zrównoważonych produktów (ESPR), które stopniowo wchodzi w życie w kolejnych kategoriach towarów. W praktyce oznacza to, że każdy objęty przepisami produkt będzie musiał mieć cyfrowy odpowiednik zawierający komplet informacji o jego pochodzeniu, składzie, sposobie produkcji, naprawialności i możliwościach recyklingu.

Dane te mają być dostępne po zeskanowaniu kodu QR lub innego znacznika umieszczonego na produkcie lub opakowaniu. Odbiorcą informacji może być klient końcowy, ale też organy nadzoru rynku, firmy zajmujące się recyklingiem czy partnerzy w łańcuchu dostaw.

Choć regulacja brzmi jak temat dla branży produkcyjnej, w praktyce dotknie znacznie szersze grono firm – od producentów, przez importerów, po sklepy internetowe sprzedające towary objęte przepisami.

Kogo obejmie obowiązek i kiedy wejdzie w życie

Wdrożenie DPP odbywa się kategoriami produktowymi, a nie jednorazowo dla całej gospodarki. Komisja Europejska w pierwszej kolejności obejmuje przepisami między innymi:

• tekstylia i obuwie,
• meble,
• baterie i akumulatory (tu obowiązek startuje najwcześniej),
• urządzenia elektroniczne i elektryczne,
• materiały budowlane i chemikalia.

Dla MŚP kluczowe jest to, że obowiązek nie dotyczy tylko dużych producentów. Jeśli firma importuje towary spoza UE, sprzedaje je pod własną marką (private label) albo jest ogniwem w łańcuchu dostaw danej kategorii produktowej, może zostać zobowiązana do dostarczenia danych wsadowych do paszportu, nawet jeśli sama go nie generuje.

Harmonogram rozkłada się na lata 2026-2030, ale firmy działające w łańcuchach dostaw dużych producentów mogą zostać poproszone o dane znacznie wcześniej, niż wynikałoby to z formalnych terminów.

Jakie dane trzeba będzie zbierać i udostępniać

Zakres danych różni się w zależności od kategorii produktu, ale typowy paszport obejmuje informacje o surowcach, procesie produkcji, śladzie węglowym, częściach zamiennych, instrukcjach naprawy oraz historii cyklu życia produktu. W przypadku baterii dochodzi np. informacja o pojemności i liczbie cykli ładowania.

Problem z perspektywy IT polega na tym, że te dane najczęściej nie leżą w jednym miejscu. Część pochodzi z systemu ERP, część od dostawców surowców, część z działu jakości, a część trzeba dopiero zacząć zbierać, bo wcześniej nie były rejestrowane cyfrowo w ogóle.

Firmy będą musiały zapewnić, że dane w paszporcie są aktualne przez cały cykl życia produktu, a nie tylko w momencie wprowadzenia go do obrotu. To oznacza konieczność utrzymania trwałego łącza między systemem produktowym a platformą paszportową.

Co to oznacza dla systemów IT w firmie

Dla działu IT lub zewnętrznego dostawcy usług to konkretne zadania techniczne, nie tylko kwestia prawna. Warto już teraz przeanalizować kilka obszarów:

• Integracje danych – dane produktowe rozproszone w ERP, PIM, systemach magazynowych i arkuszach Excel trzeba będzie połączyć w spójny, aktualizowany na bieżąco zestaw.
• Generowanie i zarządzanie kodami QR – każdy produkt lub partia będzie potrzebować unikalnego identyfikatora powiązanego z rekordem w bazie danych.
• Bezpieczeństwo i dostępność danych – paszport musi być dostępny publicznie przez cały okres życia produktu, co rodzi pytania o hosting, kopie zapasowe i ciągłość działania usługi.
• Zgodność z formatami wymiany danych – Komisja Europejska pracuje nad wspólnym rejestrem i standardami wymiany, do których systemy firmowe będą musiały się dostosować.

Firmy, które już dziś mają uporządkowaną architekturę danych i sensowne API między systemami, będą miały zdecydowanie łatwiej niż te, które opierają zarządzanie produktami na rozproszonych plikach.

Jak przygotować firmę na nowy obowiązek

Nie trzeba czekać na ostateczny termin wdrożenia w swojej branży, żeby zacząć działać. Warto już teraz:

1. Sprawdzić, czy sprzedawane lub produkowane towary znajdują się w pierwszych kategoriach objętych ESPR i DPP.
2. Zrobić inwentaryzację źródeł danych o produktach – gdzie i w jakiej formie są dziś przechowywane.
3. Ocenić, czy obecny system ERP lub PIM ma możliwość eksportu danych w ustandaryzowanym formacie.
4. Zaplanować budżet na integrację systemów i ewentualne wdrożenie dedykowanego modułu zarządzania paszportami.
5. Wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za monitorowanie zmian w przepisach wykonawczych.

To dobry moment, żeby połączyć ten projekt z szerszym audytem infrastruktury IT – uporządkowanie danych produktowych często ujawnia też inne zaległości technologiczne, które warto naprawić przy okazji.

Kary i ryzyka związane z brakiem zgodności

Rozporządzenie ESPR pozostawia państwom członkowskim ustalenie wysokości kar za brak zgodności, ale mechanizm jest podobny do tego znanego z RODO – kary mają być odczuwalne finansowo i mogą być nakładane przez organy nadzoru rynku. Poza samą karą finansową firma ryzykuje wycofanie produktu z obrotu, co dla MŚP może oznaczać poważne straty operacyjne i wizerunkowe.

Dodatkowe ryzyko dotyczy łańcucha dostaw – duzi odbiorcy mogą zacząć wymagać danych zgodnych z DPP od swoich dostawców znacznie wcześniej niż wymaga tego prawo, żeby zabezpieczyć własną zgodność. Firma, która nie będzie w stanie dostarczyć takich danych, może po prostu wypaść z listy dostawców.

Dlatego przygotowanie systemów IT do obsługi cyfrowego paszportu warto traktować nie jako formalność na później, ale jako element budowania przewagi konkurencyjnej już dziś.