Zarządzanie licencjami Microsoft 365 – jak nie przepłacać

Dlaczego licencje M365 wymykają się spod kontroli

Microsoft 365 sprzedawany jest w modelu subskrypcyjnym, w którym każdy nowy pracownik dostaje licencję, ale rzadko ktoś pilnuje, czy licencja jest odbierana po jego odejściu. W praktyce oznacza to, że po kilku latach firma płaci za konta byłych pracowników, duplikaty subskrypcji kupione przy okazji różnych promocji, a także za drogie plany przypisane osobom, które korzystają wyłącznie z poczty i Worda.

Problem narasta stopniowo, dlatego wielu właścicieli firm odkrywa go dopiero przy przeglądzie faktur. Bez regularnego audytu licencji koszty rosną liniowo z liczbą kont, a nie z rzeczywistym wykorzystaniem usług.

Audyt licencji – jak sprawdzić co faktycznie masz

Pierwszym krokiem jest wejście w Centrum administracyjne Microsoft 365 (admin.microsoft.com) i przejrzenie zakładki Rozliczenia > Licencje. Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Ile licencji jest kupionych, a ile faktycznie przypisanych do użytkowników?
• Czy są konta z licencją, które nie logowały się od 60-90 dni?
• Czy w organizacji istnieją duplikaty tego samego typu licencji na jednego użytkownika?
• Czy plany przypisane pracownikom odpowiadają temu, z czego naprawdę korzystają?

Do sprawdzenia aktywności logowań przydaje się raport Aktywne użytkowanie w panelu administracyjnym oraz Azure AD, gdzie widać ostatnie logowanie każdego konta. To pozwala szybko wychwycić konta uśpione, które nadal generują koszt.

Typowe błędy kosztujące firmę pieniądze

Najczęstsze pułapki, na które trafiają małe i średnie firmy, to:

• Konta byłych pracowników - licencja pozostaje aktywna miesiącami po zakończeniu współpracy, bo nikt nie zgłosił tego do działu IT.
• Zbyt drogi plan dla wszystkich - cała firma ma Business Premium, choć część zespołu potrzebuje tylko poczty i dysku w chmurze.
• Licencje testowe, które zostały na stałe - konta zakładane do testów nowego narzędzia nigdy nie zostały usunięte.
• Podwójne zakupy - ta sama funkcja kupiona osobno jako dodatek, mimo że jest już w posiadanym pakiecie.

Każdy z tych błędów w skali kilkudziesięciu kont potrafi generować kilkaset złotych niepotrzebnych kosztów miesięcznie.

Jak dobrać właściwy plan licencyjny

Microsoft 365 oferuje kilka poziomów planów dla firm, a dobranie właściwego wymaga spojrzenia na realne potrzeby poszczególnych ról w organizacji, nie na to co ma konkurencja czy co poleca sprzedawca. Poniższa tabela pokazuje różnice między najpopularniejszymi planami dla MŚP.

Dobre praktyki na co dzień

Żeby audyt nie był jednorazowym zrywem, warto wprowadzić proste zasady:

1. Odbieranie licencji jest stałym punktem procedury offboardingu, tuż obok blokady konta.
2. Raz na kwartał ktoś w firmie sprawdza raport aktywności kont i usuwa nieużywane licencje.
3. Nowe konta dostają domyślnie najtańszy plan spełniający potrzeby stanowiska, a podwyższenie następuje na wniosek.
4. Zakupy dodatkowych licencji przechodzą przez jedną osobę lub dział, żeby uniknąć duplikatów.

Takie zasady można spisać jako prostą politykę wewnętrzną, którą łatwo przekazać nowej osobie odpowiedzialnej za IT.

Kiedy warto poprosić o pomoc partnera IT

Jeśli firma ma kilkanaście lub więcej kont, a nikt nie ma pełnego obrazu tego, kto z czego korzysta, samodzielny audyt bywa czasochłonny i łatwo coś przeoczyć. Zewnętrzny partner IT może przeprowadzić pełny przegląd licencji, zmapować je na role w firmie i zaproponować plan, który obniży koszty bez utraty potrzebnych funkcji, a przy okazji sprawdzić, czy konfiguracja bezpieczeństwa kont jest spójna z liczbą i typem posiadanych licencji.