Universal Print w firmie – jak skonfigurować druk w chmurze
Serwer wydruku to jeden z tych elementów infrastruktury, o którym firmy przypominają sobie dopiero wtedy, gdy przestaje działać. Universal Print od Microsoftu pozwala wyrzucić go z serwerowni i zarządzać całym drukiem firmowym z poziomu chmury. Sprawdźmy, jak to wdrożyć krok po kroku.
Czym jest Universal Print i dlaczego warto go rozważyć
Universal Print to usługa Microsoft 365, która przenosi funkcje tradycyjnego serwera wydruku do chmury. Zamiast utrzymywać fizyczny lub wirtualny serwer z rolą Print Server, sterownikami i kolejkami wydruku, cała logika zarządzania drukarkami trafia do panelu Microsoft Entra i portalu Universal Print.
- Brak konieczności utrzymywania dedykowanego serwera wydruku i jego aktualizacji
- Drukarki dostępne dla pracowników niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują zdalnie
- Zarządzanie uprawnieniami do drukarek poprzez grupy Microsoft Entra ID
- Automatyczna instalacja drukarek na urządzeniach zarządzanych przez Intune
Dla małej lub średniej firmy oznacza to mniej infrastruktury do pilnowania i jeden punkt zarządzania, spójny z resztą środowiska Microsoft 365. To naturalny krok dla firm, które już przeniosły pocztę i pliki do chmury, a serwer wydruku pozostał ostatnim lokalnym reliktem.
Wymagania przed wdrożeniem
Zanim zaczniesz konfigurację, sprawdź kilka rzeczy, które decydują o powodzeniu wdrożenia.
- Licencje – Universal Print jest dostępny jako osobna licencja lub w ramach niektórych planów Microsoft 365 i Windows 365, warto zweryfikować, czy Twoja firma już go posiada
- Drukarki natywnie wspierane – nowsze modele biznesowe często mają wbudowaną obsługę Universal Print i można je zarejestrować bezpośrednio
- Starsze drukarki – wymagają zainstalowania Universal Print Connector na komputerze lub maszynie wirtualnej w sieci lokalnej, który pośredniczy między drukarką a chmurą
- Windows 10/11 – klienci muszą mieć odpowiednią wersję systemu obsługującą Universal Print
Jeśli w firmie działają starsze, ale sprawne urządzenia wielofunkcyjne, connector pozwala je włączyć do nowego modelu bez wymiany sprzętu. To rozwiązanie kompromisowe, które warto uwzględnić w planie migracji.
Konfiguracja krok po kroku
- Zaloguj się do Centrum administracyjnego Microsoft 365 i przejdź do sekcji Universal Print
- Jeśli używasz starszych drukarek, zainstaluj Universal Print Connector na wyznaczonym komputerze w sieci firmowej i zaloguj się kontem z odpowiednimi uprawnieniami
- Zarejestruj drukarki w portalu – connector wykryje urządzenia dostępne w sieci lokalnej i doda je do listy
- Nadaj nazwy i lokalizacje drukarkom, aby pracownicy łatwo je rozpoznawali (np. Biuro 2. piętro, Recepcja)
- Utwórz grupy w Microsoft Entra ID odpowiadające działom lub lokalizacjom i przypisz do nich uprawnienia do konkretnych drukarek
- Skonfiguruj zasady w Intune, aby drukarki instalowały się automatycznie na urządzeniach zarządzanych, bez ręcznej pracy działu IT
- Przetestuj wydruk z kilku stanowisk, w tym z urządzenia pracującego zdalnie przez VPN
Cały proces dla małej firmy z kilkoma drukarkami można zamknąć w jedno popołudnie, o ile wcześniej przygotujesz listę urządzeń i strukturę grup uprawnień.
Zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem
Jedną z największych zalet Universal Print jest granularne zarządzanie dostępem. Zamiast udostępniać drukarkę wszystkim w sieci, przypisujesz uprawnienia konkretnym grupom użytkowników.
- Ogranicz dostęp do drukarki w dziale księgowości tylko do pracowników tego działu
- Włącz drukowanie z uwierzytelnieniem (pull printing), dzięki czemu dokument czeka na urządzeniu, dopóki pracownik nie odbierze go kartą lub kodem PIN
- Monitoruj logi wydruku dostępne w portalu, co ułatwia rozliczanie kosztów i wykrywanie nadużyć
- Odbieraj powiadomienia o błędach drukarek bez konieczności fizycznej kontroli każdego urządzenia
Warto też pamiętać, że Universal Print korzysta z tego samego modelu tożsamości co reszta Microsoft 365, więc odejście pracownika i wyłączenie jego konta automatycznie odbiera mu dostęp do drukarek – bez dodatkowych kroków w oddzielnym systemie.
Najczęstsze problemy przy wdrożeniu
Migracja z tradycyjnego serwera wydruku rzadko przebiega całkowicie bezproblemowo. Oto na co zwrócić uwagę.
- Connector jako pojedynczy punkt awarii – jeśli komputer z connectorem przestanie działać, starsze drukarki znikną z listy dostępnych, dlatego warto rozważyć instalację na dwóch maszynach dla redundancji
- Limity wydruku – licencje Universal Print mają miesięczny limit zadań wydruku na użytkownika, co w firmach z bardzo intensywnym drukiem może wymagać dodatkowych licencji
- Aplikacje starszego typu – niektóre programy księgowe czy magazynowe mogą wymagać dodatkowej konfiguracji sterowników po stronie klienta
- Sieć bez dostępu do internetu – oddziały z ograniczonym łączem powinny mieć zapasowy plan na wypadek przerwy w połączeniu z chmurą
Dobrą praktyką jest wdrażanie Universal Print etapami – najpierw jeden dział lub lokalizacja, a dopiero po pozytywnych testach rozszerzenie na całą firmę.
Chcesz zrezygnować z serwera wydruku bez ryzyka?
Pomożemy Ci zaplanować i wdrożyć Universal Print w Twojej firmie – od audytu obecnej infrastruktury druku, przez konfigurację uprawnień, po szkolenie pracowników. Skontaktuj się z NovaSys i przenieś zarządzanie drukiem do chmury bez przestojów.