Faks w firmie: dlaczego wynalazek z 1843 roku wciąż żyje

Wynalazek starszy od telefonu

Większości osób faks kojarzy się z biurową estetyką lat 90., tymczasem jego korzenie sięgają roku 1843. To wtedy szkocki zegarmistrz Alexander Bain opatentował urządzenie zdolne przesyłać obraz po drucie telegraficznym - ponad 30 lat przed wynalezieniem telefonu przez Alexandra Grahama Bella.

Bain wykorzystał zjawisko synchronizacji wahadeł do skanowania linia po linii metalowej płytki z wypukłym rysunkiem i odtwarzania go na drugim końcu linii telegraficznej za pomocą papieru nasączonego chemicznie. Efekt był daleki od doskonałości, ale zasada - rozłożenie obrazu na sygnał elektryczny i złożenie go z powrotem - przetrwała do dziś w praktycznie niezmienionej formie.

Prawdziwy przełom nastąpił dopiero w latach 60. XX wieku, gdy firma Xerox wprowadziła na rynek pierwsze komercyjne faksy działające przez zwykłą linię telefoniczną. Od tego momentu zaczęła się prawdziwa kariera tego urządzenia w biznesie.

Złota era w biurach całego świata

Lata 80. i 90. to szczyt popularności faksu. W Japonii, gdzie pismo klasyczne trudno było wprowadzać na klawiaturze, urządzenie stało się wręcz technologicznym symbolem narodowym i do dziś zajmuje szczególne miejsce w tamtejszych urzędach. W Europie i USA faks zdominował korespondencję biznesową - umowy, zamówienia i faktury latały między firmami z prędkością kilku stron na minutę.

Co ciekawe, faks przez długi czas miał status prawny, jakiego nie miał e-mail - w wielu krajach dokument przesłany faksem był traktowany jako oryginał lub jego prawnie skuteczna kopia, podczas gdy poczta elektroniczna musiała czekać na regulacje o podpisie elektronicznym.

• W szczytowym okresie popularności sprzedawano rocznie miliony urządzeń faksowych na całym świecie
• Niektóre kancelarie prawne i szpitale traktowały faks jako jedyny akceptowalny kanał przesyłania dokumentów poufnych
• Sygnał modemu faksowego - charakterystyczny pisk i trzaski - stał się equivalentem dźwięku łączenia z internetem dla całego pokolenia biurowych pracowników

Dlaczego faks wciąż nie chce umrzeć

Mogłoby się wydawać, że e-mail i podpis elektroniczny dawno wyparły faks z użycia. Rzeczywistość jest inna. Niemieckie urzędy i szpitale wciąż wysyłają faksem tysiące dokumentów dziennie, japońskie firmy traktują go jako standard komunikacji z kontrahentami, a w Polsce niejedna kancelaria, przychodnia czy sąd wciąż wymaga faksu jako dopuszczalnej formy doręczenia pisma.

Powodów tej żywotności jest kilka. Faks nie wymaga internetu, działa niezależnie od awarii serwerów pocztowych, a w niektórych branżach - zwłaszcza w ochronie zdrowia i administracji publicznej - wciąż figuruje w przepisach jako formalnie akceptowany kanał przesyłania danych wrażliwych, bo nie zostawia tak oczywistego cyfrowego śladu w chmurze jak e-mail.

Dla wielu małych firm w Polsce urządzenie wielofunkcyjne z funkcją faksu po prostu stoi w biurze od lat i nikt nie zadał sobie trudu, by z niego zrezygnować - jest traktowane jako relikt, o którym się zapomina, dopóki ktoś nie zapyta o numer.

Faxploit, czyli gdy relikt staje się furtką dla hakera

W 2018 roku badacze z Check Point pokazali, że faks może być czymś więcej niż tylko biurowym reliktem - może być bramą do całej sieci firmowej. Odkryta luka, nazwana Faxploit, dotyczyła popularnych urządzeń wielofunkcyjnych HP i pozwalała przejąć kontrolę nad drukarką wyłącznie poprzez wysłanie odpowiednio spreparowanego obrazu faksem - bez żadnej interakcji ze strony ofiary.

Problem polegał na tym, że współczesne urządzenia wielofunkcyjne łączą w jednym pudełku moduł faksu, drukarkę sieciową i skaner podłączony do tej samej sieci Wi-Fi lub Ethernet co reszta firmowej infrastruktury. Atakujący, znając wyłącznie numer faksu firmy, mógł wykorzystać lukę w dekodowaniu obrazu do wykonania złośliwego kodu na urządzeniu, a stamtąd - poruszać się dalej po sieci lokalnej.

To najlepszy dowód na to, że pozornie martwa technologia sprzed prawie dwóch wieków, podłączona do nowoczesnej sieci, dziedziczy wszystkie jej słabości - a jednocześnie bywa pomijana w audytach bezpieczeństwa, bo nikt nie traktuje faksu jako poważnego zagrożenia.

Co zrobić z faksem w nowoczesnej firmie

Jeśli w Twojej firmie wciąż stoi urządzenie z funkcją faksu, warto potraktować je tak samo poważnie jak każdy inny sprzęt sieciowy, a nie jako biurowy zabytek bez znaczenia dla bezpieczeństwa.

1. Sprawdź, czy funkcja faksu jest w ogóle używana - jeśli nie, wyłącz ją fizycznie lub odłącz linię telefoniczną
2. Zaktualizuj firmware urządzenia wielofunkcyjnego - producenci regularnie łatają luki podobne do Faxploita
3. Umieść drukarki i urządzenia wielofunkcyjne w osobnym segmencie sieci (VLAN), oddzielonym od stacji roboczych i serwerów
4. Tam, gdzie to możliwe, zastąp faks rozwiązaniem cyfrowym - w Polsce coraz częściej rolę tę przejmują e-Doręczenia
5. Uwzględnij urządzenia faksowe w regularnym audycie i inwentaryzacji sprzętu IT, zamiast pomijać je jako nieistotne

Faks to świetna ciekawostka na firmowe spotkanie, ale w praktyce każdy fizyczny punkt styku z siecią - nawet tak archaiczny jak linia telefoniczna faksu - zasługuje na tę samą uwagę co serwer czy laptop pracownika.